2.機(jī)構(gòu)臃腫、人浮于事是產(chǎn)生浪費(fèi)時(shí)間的原因。

　　我讀一年級(jí)時(shí)，算術(shù)入門節(jié)上問(wèn)道：'兩個(gè)挖溝工人2天挖成一條水溝，如果此溝由四個(gè)人來(lái)挖，需要多久才能挖完？'對(duì)-年級(jí)的學(xué)生來(lái)說(shuō)。正確答案當(dāng)然是'一天'.如果聯(lián)系列管邢者的上作上，那么正確答案也許就是'4天'，甚至可能是'沒(méi)完沒(méi)了'.也可能是因?yàn)槿蝿?wù)繁重，力量不夠。在這種情況下、任務(wù)也許可以完成，但工作會(huì)有所損失。不過(guò)，這并非是一條規(guī)律。在通常情況下，總是人多了一點(diǎn)，因此缺乏工作效率。他們總要花越來(lái)越多的時(shí)間來(lái)協(xié)調(diào)人員之間的相互關(guān)系，而這些時(shí)間本來(lái)是應(yīng)該花在工作上的。

　　有一個(gè)鑒別人浮于事的可靠標(biāo)準(zhǔn)。如果高級(jí)管理人員（持別是經(jīng)理）不得不將他工作時(shí)間的十分之一花在處理'人際關(guān)系'上，花在處理內(nèi)部的不和與磨擦上，花在處理內(nèi)部的權(quán)限之爭(zhēng)以及相互合作等問(wèn)題上時(shí)，那么這支隊(duì)伍肯定是人浮于事了。人多了反而會(huì)互相妨礙工作，反而會(huì)成為實(shí)現(xiàn)績(jī)效的障礙。在精干的機(jī)構(gòu)里，人們都有充分的活動(dòng)余地，不大會(huì)發(fā)生碰撞與沖突，也不需要到處去做解釋才能把工作進(jìn)行下去。

3.另一個(gè)常見的浪費(fèi)時(shí)間的原因是機(jī)構(gòu)功能不健全，其主要癥狀就是會(huì)議過(guò)多。

　　從定義上說(shuō)，不斷開會(huì)就是承認(rèn)機(jī)構(gòu)有缺陷。因?yàn)椴婚_會(huì)的話，人們就可以把時(shí)間花在工作上，人們沒(méi)法同時(shí)干兩件事。每次會(huì)議必然會(huì)產(chǎn)生一大堆小型的后續(xù)會(huì)議——包括正式的和非正式的，不管是哪類會(huì)議，開起來(lái)總要好幾個(gè)小時(shí)。因此，會(huì)議必須要有明確的目的。沒(méi)有目的的會(huì)議，開起來(lái)令人討厭，而且害處也很大。

　　更重要的是，我們只能偶爾采用一下開會(huì)的辦法，決不能將它當(dāng)成一條規(guī)則。倘若一個(gè)機(jī)構(gòu)里的人一天到晚都在開會(huì)，那就沒(méi)人干工作了。不管是什么機(jī)構(gòu)，只要時(shí)間記錄顯示會(huì)議開得過(guò)多，它必然是個(gè)消費(fèi)時(shí)間的、功能不健全的機(jī)構(gòu)。

　　不過(guò)也有例外，有些特殊的組織就是為開會(huì)而成立的，諸如杜邦公司和新澤四美孚石油公司這樣的大公司的董事會(huì)。

4.最后一個(gè)浪費(fèi)時(shí)間的原因是信息功能不健全。
 
　　統(tǒng)一安排可以自由支配的時(shí)間

　　假如大家對(duì)自己的時(shí)間使用情況作了詳細(xì)的記錄。對(duì)記錄進(jìn)行了分析，并在此基礎(chǔ)上努力地去管理好自己的時(shí)間。那么他對(duì)自己有多少時(shí)間可以用來(lái)做重要的工作心中是有數(shù)的。然而，他到底有多少自己可以以支配的、可用于做重要工作的、能為本單位真正作出貢獻(xiàn)的時(shí)間？

　　卓有成效的管理者明白：必須用好自己可以支配的時(shí)間。他知道自己需要的是整塊的時(shí)間，零答碎碎的時(shí)間是派不上用場(chǎng)的。如果能把零星時(shí)間合并成大塊時(shí)間，就是只有四分之個(gè)工作日，也可以完成一件重要的事情，假如這些時(shí)間都是零打碎敲的，這里15分鐘、那里半小時(shí)，就是有四分之三個(gè)工作日，也干不成什么事情。
 
　　所以，管理好時(shí)間的最后一條措施就是如何把記錄和分析所顯示的、通常是屬于管理者自己可以支配的時(shí)間集中起來(lái)。
 
　　這樣做的辦法還不少。比如高層人員通常每周可以在家里辦一天公，編輯和科研人員通常就是采用這種辦法來(lái)集中時(shí)間的。

　　還有些人每周專門撥出兩天時(shí)間（如星期一、星期五）從事日常工作（諸如會(huì)議、檢查、研究問(wèn)題等等），而將其余幾天的上午都留出來(lái)處理重要事務(wù)。
 
　　另一種采用得較為廣泛的辦法是每天上午在家里安排出一段時(shí)間來(lái)。
 
　　在卡爾松教授的研究報(bào)告中，曾經(jīng)提到過(guò)一位極有工作效率的管理者，他每天去班前總要在自己的書房里工作一個(gè)半小時(shí)，期間不接任何電話。由于還要按時(shí)上班，這一做法意味著每天必須一清早就得起來(lái)工作。不過(guò)這種處理重要事情的辦法顯然要比'把工作帶回家去，吃過(guò)晚飯后再干幾小時(shí)'的做法更加可取，因?yàn)榈侥敲赐頃r(shí)，大多數(shù)管理者早已精疲力竭，要想干好上作也很困難。再說(shuō)，對(duì)中年人或者年紀(jì)較大者來(lái)說(shuō)，每天早點(diǎn)起床晚上早點(diǎn)休息或許會(huì)更好一些。喜歡把工作帶回家來(lái)開夜車的人這么多，這里恰恰有-個(gè)很糟糕的情況：既然可以開夜車，白天何必要工作得那么緊張呢？于是白天的時(shí)間往往就管理不好了。

　　一切卓有成效的管理者都懂得：對(duì)時(shí)間的控制與管理不能一勞水逸。他們要持續(xù)不斷地做時(shí)間記錄，定期對(duì)這些記錄進(jìn)行分析，還必須根據(jù)自己可以支配的時(shí)間的多少，給一些重要的活動(dòng)定下必須完成的期限。

　　我所了解的一位工作效率極高的人。他身邊總帶著兩張單子——一張是關(guān)于緊急事情的單子。另一張上記錄必須要做的、但卻不是特別重要的事。每件事后都注有必須完成的期限。當(dāng)他發(fā)現(xiàn)期限越來(lái)越近時(shí)，他就知道自己對(duì)以支配的時(shí)間越來(lái)越少了。

　　時(shí)間是最緊缺的資源，若不將時(shí)間管理好，要想管理好其他別的事情那只是空談。另外，分析自己的時(shí)間安排是可取的，它也是系統(tǒng)地分析自己的工作、鑒別出哪些才是最重要的活動(dòng)的一種方法。

　　“認(rèn)識(shí)你自己”這句充滿智慧的古訓(xùn)對(duì)現(xiàn)代的凡人來(lái)說(shuō)實(shí)在是太難理解了。不過(guò)，如果你希望自己的工作卓有成效、能為別人作出貢獻(xiàn)的話，那你還是可以遵照'掌握自己的時(shí)間'這一條去做的。